)
Ob Hofladen, Gastronomie, Einzelhandel oder Dienstleistungsbetrieb – Gutscheine sind ein beliebtes Instrument zur Kundenbindung. Steuerlich kommt es jedoch darauf an, ob es sich um einen Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein handelt. Davon hängt ab, wann die Umsatzsteuer entsteht.
Das erwartet Sie in diesem Beitrag
Warum die Gutscheinart steuerlich entscheidend ist
Wann die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf entsteht
Welche Besonderheiten für Mehrzweck-Gutscheine gelten
Wie Sie Gutscheine rechtssicher dokumentieren
Gutscheine verkaufen. Umsatzsteuer richtig behandeln.
Ein kleiner Unterschied mit großen steuerlichen Folgen.
Gutscheine gehören für viele Unternehmen zum Geschäftsalltag – nicht nur in der Weihnachtszeit. Sie stärken die Kundenbindung und sorgen oft für zusätzliche Umsätze.
Steuerlich macht es allerdings einen erheblichen Unterschied, welche Art von Gutschein ausgegeben wird.
„Ob die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf oder erst bei der Einlösung entsteht, hängt allein von der Art des Gutscheins ab“, erklärt Melanie Gurath, Steuerberaterin bei Treukontax in Bischofswerda.
Einzweck-Gutschein: Umsatzsteuer sofort fällig
Ein Einzweck-Gutschein liegt vor, wenn bereits bei seiner Ausgabe eindeutig feststeht,
welche Leistung erbracht wird,
wo sie erbracht wird und
welcher Umsatzsteuersatz gilt.
Ein typisches Beispiel ist ein Friseurgutschein über 50 Euro.
Da Leistung und Steuersatz bereits feststehen, gilt der Verkauf des Gutscheins umsatzsteuerlich bereits als ausgeführter Umsatz.
Die Umsatzsteuer ist deshalb bereits im Monat des Gutscheinverkaufs an das Finanzamt abzuführen – auch wenn der Gutschein erst Monate später eingelöst wird.
Mehrzweck-Gutschein: Besteuerung erst bei der Einlösung
Anders verhält es sich bei Mehrzweck-Gutscheinen.
Sie können für unterschiedliche Waren oder Dienstleistungen eingesetzt werden, für die verschiedene Umsatzsteuersätze gelten.
Dadurch steht bei der Ausgabe noch nicht fest, welche Leistung später tatsächlich erbracht wird.
Die Umsatzsteuer entsteht deshalb erst mit der Einlösung des Gutscheins.
„Diese Regelung verschafft zwar mehr zeitlichen Spielraum, setzt aber eine saubere Dokumentation voraus“, erläutert Melanie Gurath.
Ohne Dokumentation wird es schnell unübersichtlich
Gerade bei einer größeren Anzahl ausgegebener Gutscheine empfiehlt sich eine lückenlose Erfassung.
Festgehalten werden sollten insbesondere:
Gutscheinnummer,
Gutscheinwert,
Gutscheinart,
Ausstellungsdatum,
Einlösungsdatum.
Auch moderne Kassensysteme sollten Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheine unterscheiden können, damit die Umsatzsteuer korrekt verbucht wird.
Einkommensteuer: Der Zeitpunkt unterscheidet sich
Auch einkommensteuerlich gelten unterschiedliche Regeln.
Bilanzierende Unternehmen erfassen den Gutscheinverkauf zunächst als Verbindlichkeit. Der Ertrag entsteht grundsätzlich erst mit der Einlösung.
Bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gilt dagegen das Zuflussprinzip.
Der Verkauf wird unmittelbar als Betriebseinnahme erfasst. Die spätere Einlösung wirkt sich dann grundsätzlich nicht mehr auf den Gewinn aus.
Besonderheit für Gastronomie und Direktvermarktung
Gerade Betriebe mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen – etwa Gastronomiebetriebe, Hofläden oder Direktvermarkter – sollten die Gestaltung ihrer Gutscheine regelmäßig überprüfen.
Ändern sich Umsatzsteuersätze oder das angebotene Sortiment, kann dies Auswirkungen auf die Einordnung als Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein haben.
„Gerade bei Änderungen der steuerlichen Rahmenbedingungen lohnt sich ein Blick auf die verwendeten Gutscheinmodelle“, empfiehlt Melanie Gurath.
Gutscheine professionell verwalten
Ein funktionierendes Gutscheinsystem sorgt nicht nur für zufriedene Kundinnen und Kunden, sondern verhindert auch Fehler bei Buchhaltung und Umsatzsteuer.
Mit einer eindeutigen Kennzeichnung und einer vollständigen Dokumentation lassen sich spätere Rückfragen des Finanzamts vermeiden.
Das sollten Sie beachten
Einzweck-Gutscheine lösen die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf aus.
Mehrzweck-Gutscheine werden erst bei der Einlösung versteuert.
Entscheidend sind Leistungsort und Umsatzsteuersatz.
Dokumentieren Sie Ausgabe und Einlösung vollständig.
Moderne Kassensysteme sollten beide Gutscheinarten unterscheiden können.
Prüfen Sie Gutscheinmodelle regelmäßig bei Änderungen der Umsatzsteuersätze.
Unser Tipp:
Verwenden Sie fortlaufend nummerierte Gutscheine und dokumentieren Sie deren Ausgabe sowie Einlösung digital. Das erleichtert die Buchhaltung und sorgt für eine rechtssichere umsatzsteuerliche Behandlung.
Checkliste: Diese Angaben sollte jeder Gutschein enthalten
Für eine eindeutige Zuordnung empfiehlt sich folgende Mindestangaben:
Name und Anschrift des Unternehmens
Gutscheinwert
Ausstellungsdatum
fortlaufende Gutscheinnummer
gegebenenfalls Einschränkungen auf bestimmte Waren oder Dienstleistungen
Je nach Geschäftsmodell können zusätzlich Verfallsfristen oder Einlösebedingungen aufgenommen werden.