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Die Einführung der E-Rechnung läuft bereits. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen schon heute empfangen können. Mit dem Auslaufen der Übergangsfristen werden ab 2027 auch die Anforderungen an die Ausstellung von E-Rechnungen deutlich verschärft. Wer die verbleibende Zeit nutzt, schafft die Grundlage für effiziente und rechtssichere Prozesse.
Das erwartet Sie in diesem Beitrag
Welche Übergangsfristen derzeit gelten
Was sich ab 2027 und spätestens 2028 ändert
Warum landwirtschaftliche Betriebe häufig früher betroffen sind
Wie Sie Ihr Unternehmen jetzt optimal vorbereiten
E-Rechnung einführen. Prozesse zukunftssicher gestalten.
Die Übergangsfrist läuft bereits – jetzt ist der richtige Zeitpunkt für die Umstellung.
Mit der Einführung der E-Rechnung verändert sich der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen grundlegend. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Viele Betriebe haben erste Maßnahmen bereits umgesetzt – dennoch wird häufig unterschätzt, dass die eigentliche Umstellung erst jetzt beginnt.
„Die gesetzlichen Übergangsfristen sollten aktiv genutzt werden“, sagt Ludwig Rottmeir, Steuerberater und Teamleiter DATEV Prozesse & Administration bei Treukontax. „Wer erst kurz vor Ablauf der Fristen handelt, gerät schnell unter Zeitdruck.“
Welche Regeln derzeit gelten
Bis Ende 2026 gelten noch Übergangsregelungen.
In dieser Zeit dürfen neben E-Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verwendet werden.
Gleichzeitig müssen Unternehmen jedoch bereits heute:
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können,
strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen,
ihre internen Prozesse schrittweise anpassen.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung: Eine per E-Mail versandte PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, der elektronisch erstellt, übermittelt und automatisiert verarbeitet werden kann.
Zu den in Deutschland etablierten Formaten gehören insbesondere:
XRechnung
ZUGFeRD
Diese Formate ermöglichen eine medienbruchfreie Verarbeitung und bilden die Grundlage für digitale Buchhaltungsprozesse.
Was ändert sich ab 2027?
Mit Beginn des Jahres 2027 werden die gesetzlichen Anforderungen deutlich ausgeweitet.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann im Regelfall E-Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
Papierrechnungen und klassische PDF-Rechnungen verlieren damit weiter an Bedeutung.
„Spätestens jetzt sollten Unternehmen ihre Rechnungsprozesse vollständig digital aufgestellt haben“, empfiehlt Ludwig Rottmeir.
Besonderheit für landwirtschaftliche Betriebe
In der Land- und Forstwirtschaft erfolgt die Abrechnung häufig im sogenannten Gutschriftverfahren.
Typische Beispiele sind:
Molkereien
Schlachthöfe
Genossenschaften
Energieversorger bei Photovoltaikanlagen
Hier erstellt nicht der landwirtschaftliche Betrieb die Rechnung, sondern der Leistungsempfänger.
Das hat wichtige Folgen für die E-Rechnungspflicht.
Maßgeblich ist in diesen Fällen nicht der Umsatz des landwirtschaftlichen Betriebs, sondern der Umsatz des Gutschriftausstellers.
„Große Molkereien oder Energieunternehmen werden deshalb vielfach bereits ab 2027 ausschließlich elektronische Gutschriften versenden“, erläutert Rottmeir.
Auch kleinere landwirtschaftliche Betriebe müssen diese E-Rechnungen dann empfangen und revisionssicher verarbeiten können.
Spätestens ab 2028 gilt die E-Rechnung für nahezu alle
Mit Ablauf der Übergangsfrist zum 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich grundsätzlich zum Standard.
Für nahezu alle Unternehmen bedeutet dies:
elektronische Rechnungsstellung,
vollständig digitale Rechnungsprozesse,
keine reguläre Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen mehr.
Die Umstellung sollte deshalb rechtzeitig abgeschlossen sein.
Wer ist betroffen?
Die gesetzlichen Vorgaben gelten grundsätzlich für alle Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen.
Dazu zählen ausdrücklich auch:
land- und forstwirtschaftliche Betriebe,
Handwerksbetriebe,
Gewerbebetriebe,
Freiberufler.
Die Verpflichtung besteht unabhängig von der jeweiligen Besteuerungsform.
Welche Ausnahmen gelten?
Nur wenige Ausnahmen bleiben bestehen.
Dazu gehören insbesondere:
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
bestimmte steuerfreie Umsätze,
einzelne Sonderregelungen, beispielsweise für Fahrausweise.
Diese Ausnahmen ändern jedoch nichts daran, dass die E-Rechnung künftig den Regelfall darstellt.
Jetzt die verbleibende Zeit nutzen
Die Einführung der E-Rechnung ist kein Zukunftsprojekt mehr. Unternehmen sollten die verbleibenden Übergangsfristen nutzen, um ihre Prozesse Schritt für Schritt anzupassen.
Dazu gehören insbesondere:
bestehende Rechnungsprozesse analysieren,
geeignete Softwarelösungen einführen,
Mitarbeitende schulen,
Abläufe mit Steuerberatung und Geschäftspartnern abstimmen.
„Wer frühzeitig umstellt, profitiert nicht nur von Rechtssicherheit, sondern auch von effizienteren Abläufen im Rechnungswesen“, sagt Ludwig Rottmeir.
Das sollten Sie beachten
Unternehmen müssen bereits heute E-Rechnungen empfangen können.
PDF-Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Ab 2027 gelten für viele Unternehmen neue Ausstellungspflichten.
Landwirtschaftliche Betriebe können durch das Gutschriftverfahren früher betroffen sein.
Spätestens ab 2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich zum Regelfall.
Nutzen Sie die Übergangszeit für die Umstellung Ihrer Prozesse.
Unser Tipp:
Stimmen Sie die Einführung der E-Rechnung frühzeitig mit Ihrer Steuerberatung ab. So lassen sich Software, Archivierung und Buchhaltungsprozesse optimal aufeinander abstimmen und gesetzliche Anforderungen rechtzeitig erfüllt.
Autor
Ludwig Rottmeir
Steuerberater bei Treukontax in München