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Die E-Rechnung wird für land- und forstwirtschaftliche Betriebe zunehmend zum Alltag. Schon seit 2025 müssen Unternehmer elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen erste Unternehmen verpflichtend E-Rechnungen versenden. Wer jetzt für einen sicheren Empfang und eine geordnete digitale Ablage sorgt, ist gut vorbereitet.
Das erwartet Sie in diesem Beitrag
Was bereits heute beim Empfang von E-Rechnungen gilt
Welche Unternehmen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen müssen
Warum Land- und Forstwirte jetzt aktiv werden sollten
Wie Sie E-Rechnungen sicher empfangen und aufbewahren
Was Sie mit Lieferanten und Geschäftspartnern abstimmen sollten
E-Rechnung kommt. Jetzt vorbereitet sein.
Ab 2027 nimmt die Zahl elektronischer Rechnungen deutlich zu. Für Betriebe kommt es jetzt auf funktionierende Prozesse an.
Die Digitalisierung des Rechnungswesens erreicht den nächsten wichtigen Schritt. Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Entscheidend ist dabei die Unternehmereigenschaft nach § 2 UStG – unabhängig von Rechtsform, Betriebsgröße oder Art der Besteuerung.
Aufgrund der Übergangsregelungen können Rechnungen derzeit vielfach noch auf Papier oder als einfache PDF-Datei übermittelt werden. Das ändert sich schrittweise. Deshalb sollten Betriebe spätestens jetzt prüfen, ob der elektronische Rechnungsempfang zuverlässig funktioniert.
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF und auch keine eingescannte Papierrechnung.
Sie besteht aus einem strukturierten elektronischen Datensatz, dessen Informationen von einer Software automatisch verarbeitet werden können. Zu den gängigen Formaten gehören:
XRechnung: eine strukturierte XML-Datei
ZUGFeRD: eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung kann zwar digital gelesen und gespeichert werden, erfüllt aber nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Was ändert sich ab 2027?
Während Unternehmen E-Rechnungen bereits seit 2025 empfangen können müssen, gelten für deren Ausstellung noch Übergangsregelungen.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen, wenn ihr maßgeblicher Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat. Für Unternehmen unterhalb dieser Umsatzgrenze besteht nach dem Ausgangstext noch eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.
Für viele kleinere Betriebe bedeutet das nicht, dass sie ab 2027 sofort selbst E-Rechnungen erstellen müssen. Sie werden aber zunehmend E-Rechnungen erhalten, weil größere Lieferanten und Dienstleister ihre Rechnungsprozesse umstellen.
Genau darauf sollten sich Betriebe jetzt vorbereiten.
Warum betrifft die E-Rechnung auch Land- und Forstwirte?
Auch land- und forstwirtschaftliche Betriebe erhalten Rechnungen von zahlreichen Unternehmen, die künftig E-Rechnungen versenden werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Futtermittel- und Saatguthändler,
Düngemittel- und Pflanzenschutzlieferanten,
Maschinenhändler und Werkstätten,
Lohnunternehmen,
Energieversorger,
Maschinenringe und Genossenschaften,
Steuerkanzleien. Eigener Text - Die E-Rechnung k…
Hinzu kommen Gutschriften, beispielsweise von Molkereien, Schlachthöfen oder Erzeugergemeinschaften. Auch solche Abrechnungen können künftig in elektronischen Formaten übermittelt werden.
Wer elektronische Rechnungen oder Gutschriften erhält, muss deshalb sicherstellen, dass diese empfangen, ordnungsgemäß aufbewahrt und bei Bedarf der Finanzverwaltung vorgelegt werden können.
Wie können Sie den Empfang von E-Rechnungen organisieren?
Ein wichtiger erster Schritt ist eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen.
Statt Rechnungen an persönliche E-Mail-Adressen einzelner Mitarbeitender senden zu lassen, empfiehlt sich beispielsweise eine Adresse nach diesem Muster:
Das hat einen einfachen praktischen Vorteil: Rechnungen gehen nicht in persönlichen Postfächern unter und bleiben auch bei Urlaub oder Krankheit zugänglich.
Gleichzeitig sollte geklärt werden, was nach dem Eingang mit der Rechnung geschieht. Die elektronische Originaldatei muss elektronisch aufbewahrt werden. Sie lediglich auszudrucken und den Ausdruck abzuheften, reicht nicht aus.
Welche Software eignet sich für E-Rechnungen?
Für Betriebe, die ihre Buchhaltung bereits digital organisieren, kann beispielsweise DATEV Unternehmen online für die Annahme, Archivierung und Weitergabe elektronischer Rechnungen an die Steuerkanzlei genutzt werden.
Auch andere Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsysteme kommen infrage. Entscheidend ist, dass die elektronischen Rechnungen ordnungsgemäß verarbeitet und archiviert werden können.
Damit wird die E-Rechnung zugleich zu einer Gelegenheit, den gesamten Belegprozess zu überprüfen: vom Eingang der Rechnung über die Prüfung und Ablage bis zur Übergabe an die Buchhaltung.
Was sollten Sie Ihren Lieferanten mitteilen?
Ist der eigene Empfangsweg eingerichtet, sollten wichtige Lieferanten und Dienstleister wissen, wohin sie E-Rechnungen senden sollen.
Teilen Sie ihnen insbesondere mit:
welche E-Mail-Adresse für E-Rechnungen vorgesehen ist,
ob Sie ein zentrales elektronisches Rechnungspostfach nutzen,
wer bei Rückfragen Ansprechpartner ist.
So lassen sich Fehlzustellungen und unnötige Rückfragen vermeiden.
Und wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen?
Wer künftig selbst von der Ausstellungspflicht betroffen ist, sollte auch diesen Prozess rechtzeitig vorbereiten. Klären Sie mit Ihren Geschäftskunden, über welchen Weg diese E-Rechnungen erhalten möchten – beispielsweise über eine zentrale E-Mail-Adresse oder einen anderen vereinbarten elektronischen Übermittlungsweg.
Für Rechnungen an Privatpersonen besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Die gesetzlichen Vorgaben zur verpflichtenden E-Rechnung betreffen im Wesentlichen Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.
Das sollten Sie beachten
Stellen Sie sicher, dass Ihr Betrieb E-Rechnungen empfangen kann.
Richten Sie möglichst eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein.
Prüfen Sie, wie elektronische Rechnungen bei Ihnen gespeichert und archiviert werden.
Bewahren Sie die elektronische Originaldatei auf – ein Ausdruck allein reicht nicht.
Stimmen Sie den Empfangsweg mit wichtigen Lieferanten und Dienstleistern ab.
Denken Sie auch an elektronische Gutschriften von Molkereien, Schlachthöfen oder Erzeugergemeinschaften.
Prüfen Sie rechtzeitig, ab wann Ihr Betrieb selbst E-Rechnungen ausstellen muss.
Unser Tipp:
Warten Sie nicht auf die erste E-Rechnung eines wichtigen Lieferanten. Richten Sie noch 2026 ein zentrales Rechnungspostfach und einen klaren digitalen Ablageprozess ein. So wird die zunehmende Umstellung auf E-Rechnungen ab 2027 nicht zum organisatorischen Problem.