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Die Digitalisierung macht auch vor dem Büro nicht halt. Spätestens mit der Einführung der E-Rechnung müssen landwirtschaftliche Betriebe ihre Beleg- und Buchhaltungsprozesse neu organisieren. Wer frühzeitig auf digitale Abläufe setzt, profitiert nicht nur von mehr Effizienz, sondern erfüllt zugleich wichtige gesetzliche Anforderungen.
Das erwartet Sie in diesem Beitrag
Warum die E-Rechnung das Büro nachhaltig verändert
Welche Anforderungen an die digitale Archivierung gelten
Wie die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei künftig funktioniert
Welche Vorteile das digitale Büro für landwirtschaftliche Betriebe bietet
Prozesse vereinfachen. Zukunft sichern.
Warum das digitale Büro für Landwirtschaftsbetriebe immer wichtiger wird.
Rechnungen prüfen, Gutschriften kontrollieren, Zahlungen freigeben oder Unterlagen für die Buchhaltung bereitstellen – Büroarbeit gehört längst zum Alltag moderner Landwirtschaftsbetriebe. Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung von Belegen.
„Wer seine Büroorganisation langfristig effizient gestalten möchte, sollte frühzeitig auf digitale Prozesse setzen“, sagt Ludwig Rottmeir, Steuerberater und Teamleiter DATEV Prozesse & Administration bei Treukontax. „Das gilt für kleine Ackerbaubetriebe genauso wie für größere Milchvieh- oder Veredelungsbetriebe.“
Die E-Rechnung verändert die Büroorganisation
Mit der Einführung der E-Rechnung gelten neue Anforderungen für den Empfang, die Verarbeitung und die Aufbewahrung von Rechnungen.
Bereits heute müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. In den kommenden Jahren wird die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zunehmend zum Standard.
„Sobald eine E-Rechnung eingeht, muss sie revisionssicher archiviert werden“, erklärt Ludwig Rottmeir.
Dabei reicht es nicht aus, die Rechnung auszudrucken oder lediglich als PDF abzulegen. Maßgeblich ist die unveränderte Aufbewahrung des elektronischen Originaldatensatzes.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Für die digitale Archivierung gelten klare gesetzliche Anforderungen.
Die Unterlagen müssen:
unveränderbar gespeichert werden,
vollständig und nachvollziehbar sein,
jederzeit verfügbar bleiben,
maschinell auswertbar archiviert werden.
Während Papierrechnungen bislang häufig in Ordnern abgelegt wurden, erfordert die E-Rechnung ein digitales Archivsystem.
Besonders wichtig: Auch die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei muss künftig digital erfolgen können.
„Die Wahl des Archivsystems sollte immer gemeinsam mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden“, empfiehlt Rottmeir.
So funktioniert das digitale Büro in der Praxis
Um die gesetzlichen Anforderungen effizient umzusetzen, setzt Treukontax auf DATEV Unternehmen online (DUO).
Die digitale Zusammenarbeit läuft dabei in wenigen Schritten ab:
Papierbelege werden eingescannt und hochgeladen.
E-Rechnungen werden direkt digital übernommen.
Belegdaten werden automatisch ausgelesen.
Belege können geprüft und ergänzt werden.
Die Unterlagen stehen der Steuerkanzlei digital zur Verfügung.
Dadurch entfällt der klassische Pendelordner und Informationen stehen jederzeit aktuell bereit.
Papierbelege nicht vorschnell vernichten
Auch im digitalen Büro gelten weiterhin bestimmte Aufbewahrungspflichten.
Papierbelege dürfen nach dem Einscannen nicht automatisch vernichtet werden. Voraussetzung für eine rechtssichere Vernichtung ist eine klar dokumentierte Verfahrensdokumentation, die sämtliche Arbeitsschritte nachvollziehbar beschreibt.
„Viele Betriebe unterschätzen die Anforderungen an die ordnungsgemäße Digitalisierung von Papierbelegen“, erläutert Ludwig Rottmeir.
Deshalb sollte die Umstellung auf digitale Prozesse immer systematisch erfolgen.
Mehr Effizienz im Betriebsalltag
Der größte Vorteil des digitalen Büros liegt in der Zeitersparnis und der besseren Verfügbarkeit von Informationen.
Digitale Prozesse ermöglichen:
einen papierlosen Belegaustausch,
schnellere Buchhaltungsabläufe,
aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen,
digitale Zahlungsprozesse,
eine einfachere Kassenführung,
eine bessere Übersicht über offene Rechnungen und Zahlungen.
Gerade in Zeiten steigender Dokumentationspflichten entlasten digitale Prozesse die Betriebsleitung spürbar.
Auch für Gutschriften und E-Rechnungen gerüstet
Besonders relevant wird das digitale Büro künftig für Betriebe, die regelmäßig mit Gutschriften arbeiten, beispielsweise im Milch-, Vieh- oder Energiebereich.
Auch diese Abrechnungen müssen künftig digital verarbeitet und archiviert werden.
„Die Digitalisierung im Büro folgt derselben Entwicklung, die Landwirtinnen und Landwirte bereits seit Jahren bei ihren Maschinen erleben“, sagt Ludwig Rottmeir. „Die Technik wird leistungsfähiger, die Prozesse effizienter und die Dokumentation einfacher.“
Jetzt mit der Umstellung beginnen
Die Digitalisierung der Büroorganisation ist längst keine Zukunftsfrage mehr. Mit den Vorgaben zur E-Rechnung entstehen konkrete gesetzliche Anforderungen, die alle Betriebe betreffen.
Wer frühzeitig auf digitale Prozesse umstellt, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern profitiert auch von effizienteren Abläufen und einer engeren digitalen Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei.
Das sollten Sie beachten
E-Rechnungen müssen digital und revisionssicher archiviert werden.
Der elektronische Originaldatensatz muss erhalten bleiben.
Die Archivierung muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Wahl des Archivsystems sollte mit der Steuerkanzlei abgestimmt werden.
Digitale Prozesse erleichtern Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Dokumentation.
Auch Gutschriften müssen künftig digital verarbeitet werden.
Unser Tipp:
Warten Sie nicht bis zum Ende der Übergangsfristen. Wer sein digitales Büro frühzeitig aufbaut, kann Prozesse Schritt für Schritt optimieren und vermeidet späteren Zeitdruck.